Verwerkersafspraken

1. Partijen, opdracht en duur

De zakelijke klant is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens in zijn Hygio-bedrijfsomgeving. FP Amstel B.V. is daarvoor verwerker. Deze afspraken horen bij het abonnement en gelden zolang wij die gegevens in opdracht verwerken. Voor eigen account-, factuur- en beveiligingsadministratie geldt de privacyverklaring.

De opdracht omvat opslaan, ordenen, weergeven, exporteren, beveiligen en verwijderen van werkregistraties. Betrokkenen zijn eigenaren, leidinggevenden en medewerkers. Gegevens zijn namen, zakelijke e-mailadressen, rollen, vestigingstoewijzingen, werkzaamheden, meetwaarden, tijdstippen, notities en bijlagen. Bijzondere persoonsgegevens zijn niet nodig voor de dienst en mogen niet zonder afzonderlijke afspraken worden ingevoerd.

2. Instructies en geheimhouding

Wij verwerken uitsluitend volgens gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder de overeenkomst en instellingen in de app. Andere instructies leg je schriftelijk vast via het supportadres. Als een instructie volgens ons strijdig is met privacywetgeving, melden we dit onmiddellijk. Als wetgeving een andere verwerking vereist, informeren we je vooraf, tenzij die wet dat verbiedt. Personen met toegang zijn tot vertrouwelijkheid verplicht en krijgen alleen noodzakelijke toegang.

3. Beveiliging

We onderhouden passende maatregelen voor de risico's: scheiding van bedrijven, rollen en vestigingen, gehashte wachtwoorden, beperkte sessieduur, eenmalige tokens, afgeschermde bijlagen, extra authenticatorcontrole voor platformbeheer en registratie van beheerhandelingen. Productie gebruikt HTTPS en afgeschermde servergeheimen. Databaseback-ups worden dagelijks versleuteld met AES-256-GCM en opgeslagen in een afgeschermde Backblaze B2-bucket in EU Central. De back-upsleutel heeft uitsluitend toegang tot de Hygio-back-upmap. Voor livegang wordt een externe back-up teruggehaald en in een aparte database op herstelbaarheid gecontroleerd. Er wordt geen certificering of absolute veiligheidsgarantie toegezegd.

4. Hulp, incidenten en controle

Wij helpen de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie, bij verzoeken van betrokkenen, beveiliging, datalekmeldingen, risicoanalyses en eventuele voorafgaande raadpleging. Meld een incident via mr.d.b.v007@gmail.com. Zodra wij kennis hebben van een inbreuk op persoonsgegevens van de klant, informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging. We delen beschikbare informatie over aard, betrokken gegevens, mogelijke gevolgen en getroffen maatregelen en vullen die zo nodig aan.

Wij verstrekken informatie die nodig is om naleving aan te tonen en werken mee aan audits door de klant of een door hem gemachtigde auditor. We stemmen planning, vertrouwelijkheid en bescherming van andere klanten vooraf af; dit beperkt geen wettelijke auditrechten of bevoegdheden van toezichthouders.

5. Subverwerkers en internationale verwerking

Subverwerkers zijn Render voor hosting en database in Frankfurt en Resend voor transactionele e-mail met verzendregio Ierland. Stripe verzorgt betalingen en heeft per verwerking een eigen rol. Backblaze B2 verzorgt versleutelde back-upopslag in EU Central. De leveranciersvoorwaarden omvatten verwerkersafspraken en internationale doorgiftewaarborgen: render.com/dpa, resend.com/legal/dpa en stripe.com/legal/dpa. Voor Backblaze geldt de bij de dienstvoorwaarden behorende verwerkersbijlage: backblaze.com/company/policy/dpa-for-eea-eu-residents.

Bij vrijgave van deze afspraken geeft de klant algemene toestemming voor de daarin vermelde subverwerkers. We kondigen toevoeging of vervanging minstens 30 dagen vooraf aan, zodat de klant gemotiveerd bezwaar kan maken. We zoeken dan een redelijke oplossing; als die ontbreekt, kan de klant de betrokken dienst beëindigen vóór de wijziging. We leggen gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijven verantwoordelijk voor de nakoming door subverwerkers. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een toepasselijke wettelijke grondslag en passende waarborgen.

6. Teruggave en verwijdering

Bij einde van de verwerkingsopdracht geven we persoonsgegevens op keuze van de klant terug of verwijderen we ze, inclusief kopieën, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. De eigenaar kan exporteren. De exportperiode is 30 dagen na het einde van de betaalde periode of na het verwijderverzoek als dat later is; wettelijke privacyrechten blijven gelden. Verwijdering is een handmatig gecontroleerd proces en geen onmiddellijke automatische actie. Eventueel langer te bewaren gegevens worden beperkt tot dat wettelijke doel. Back-ups lopen uit na ongeveer 90 dagen (extern verbergen na 89 dagen, verwijderen één dag later, afhankelijk van verwerking door de opslagdienst); bij herstel worden eerder doorgevoerde verwijderingen opnieuw toegepast.